七大策略簡化你的組織

過去幾年來，我們聽到數百位經理人談到，復雜性會降低生產力，并對工作場所士氣造成負面影響。

IBM和KPMG針對重要CEO進行意見調查的結果，強化了這個信息，這兩項調查都顯示，復雜性是一項關鍵的商業挑戰。

同意復雜性造成問題是一回事，但對這個問題采取行動又是另一回事——特別是對工作過量、備受壓力、而且很難負荷現有工作量的經理人而言。

事實上，復雜性的兩難之處在于，大部分經理人覺得自己沒有時間專注在這個問題上：遇到這個問題，導致你沒有能力解決這個問題。

考慮到這一困境后，我們認為經理人必須要有一個策略架構，以便按照自己的步調和方式來處理自身領域中的復雜性。

因此，我們想要提供一套“簡單的”七步驟簡化策略。

我們依次提出這些步驟，但你可以按各種不同的順序來執行，主要看你在哪一項能夠最快做出最大改變。

但是經過一段時間后，你必須執行所有七個步驟，如此一來，簡單才會成為你組織的核心能力，而非只是一次性的項目計劃。

1.清除障礙。

簡化作業的一個簡單起點，是擺脫愚蠢的規則和價值太低的活動。

大部分組織中都會有這類浪費時間的活動，如，看看有多少人需要審查和簽發費用報告或是小額采購;或是在展示PPT之前，需要審查內容多少次。

如果你可以排除一些簡單的工作，就能把多出來的時間集中用在更重大的簡化機會上。

2.采取由外而內的觀點。

推動簡化作業的因素，應該是出于有必要為內部或外部顧客增加價值。

因此，這個過程中的一個關鍵步驟，是積極厘清內部或外部顧客實際上的需求，以及你可以采取什么行動，讓他們更成功。

比方說，有一位經理帶著她的團隊拜訪客戶的工廠，團隊成員就能看到客戶實際使用他們產品的情況，這樣他們就會知道如何改進產品。

3.按優先級處理。

簡化作業的關鍵之一，是了解真正重要(和不重要)的項目是什么，并且在新項目加入時，不斷重新評估這個優先級清單。

4.采取最短的途徑。

一旦確定你在做正確的事情，徹底根除核心流程中多余的步驟。

無關的、多余的部分，以及尋找使流程盡量簡潔的機會。

5.不要再做濫好人。

造成或是加重復雜性的模式之一，是大家往往都不愿指出不好的做法。

人們不愿質疑資深人員，而這些人在無意間造成了復雜性，這可能是因為會議管理技巧不佳、工作分配不明確、發送非必要的電子郵件、過度分析，或是其他不良的管理習慣。

要平衡這個趨勢，可以運用具建設性的反應意見和沖突，讓同事(和你自己)坦誠指出可能會造成復雜性的個人行為。

6.減少層級并且擴大監管范圍。

造成復雜性的另一個原因是，公司組織結構上傾向增加管理層級，這通常導致經理人只管理一、兩個人。

當那種情況發生時，經理人會覺得有必要過問部屬所做的一切，藉此增加價值。

但這種做法加重了工作，降低了士氣。

要降低這種復雜性，并且避免事必躬親，就必須定期檢查組織的結構，設法減少層級和管理人員，并擴大主管的監管范圍。

7.別讓問題死灰復燃。

最后要記得，復雜性就像花園里的野草，隨時都有可能重新悄悄長回來。

每當你覺得好像已經解決了復雜性這個問題時，就重新執行步驟1到步驟6。

在現今全球化和日益數字化的組織中，復雜性對生產力和工作場所滿意度的負面影響日益升高。

經理人必須把“簡化”當成一項核心領導能力來培養，并讓“簡化”成為商業戰略的關鍵要素。

希望這些步驟可幫助你開始推動簡化。

作者：羅恩·阿什克納斯(Ron Ashkenas)是沙費爾咨詢(Schaffer Consulting)管理合伙人，他也是《通用電氣“群策群力”》(The GE Work-Out)和《無邊界組織》(The Boundaryless Organization)兩書的聯合作者。

麗莎•波德爾(Lisa Bodell)是 Future Think的創始人和CEO。